Samospráva: informatizácia nám umožnila šetriť peniaze i ľudí

Komplexné využívanie inteligentného softvéru umožnilo spoločnému úradu samosprávy v Hereforde (Wales, Veľká Británia) zjednodušiť starostlivosť o informatiku, zrýchliť prípravu a riadenie projektov a výrazne znížiť náklady.

Krátka správa

Medzi kľúčové problémy úradu patrilo získať denné informácie o stave projektov a plnení úloh, zlepšiť riadenie nákupu tovarov a služieb a zefektívniť proces verejného obstarávania s cieľom znížiť náklady.

Aby to bolo možné, oddelenie informatiky muselo v prvom rade zjednotiť systémy, ktoré sa na úrade používali. Dovtedy používali na úrade 23 rôznych informačných systémov, ktoré mali problém navzájom komunikovať. V praxi to vyzeralo tak, že rôzne oddelenia úradu alebo ďalšie organizácie samosprávy síce mali vlastné informačné systémy, ale medzi sebou komunikovali v „papierovej“ podobe. Už to zdržovalo komunikáciu a vybavovanie rôznych záležitostí, lenže prepisovanie údajov z papiera naspäť do počítača navyše viedlo aj k vysokému počtu chýb pri prenose údajov, ich oprava potom opäť výrazne zdržovala rozhodovanie.

Po nasadení softvéru firmy SAP sa napríklad podarilo výrazne zefektívniť prácu centrálnej informačnej kancelárie, na ktorú sa ľudia obracajú telefonicky, keď potrebujú informácie. „Riešenie SAP Service and Asset Management nám umožnilo prepojiť informačnú kanceláriu s počítačmi zamestnancov úradu,“ vysvetľuje projektový manažér pre informatizáciu úradu Andy Heath. „Takže pracovník kancelárie je schopný podať potrebnú informáciu takmer okamžite a za pracovnú dobu vybaviť oveľa viac občanov.“ Len za jediný rok znížili počet ľudí, ktorí sa pre obsadenú linku nedovolali o 50% a ušetrili 117 tzv. osobodní.

Riešenie SAP E-Procurement – prechod na elektronické verejné obstarávanie – umožnilo nielen lacnejšie nakupovať služby a tovary, ale pri administratíve nakupovania sa za rok ušetrilo navyše 111 tzv. osobodní. „Takto sme úspešne nahradili dovtedajší systém obstarávania založený na papierovej komunikácii,“ vysvetľuje šéfka informatiky Julie Holmesová. „Pozitívne výsledky samotného úradu viedli k tomu, že sme SAP E-Procurement začali postupne používať aj na všetkých našich školách, kde sa tiež dosť nakupuje.“

Samotný úrad bol schopný realizovať o 20% viac projektov a úloh bez zvýšenia nákladov, dokonca reálne ich bolo treba ešte menej pri vyššom výkone. Prispelo k tomu aj riešenie mySAP™ ERP Financials. Tento softvér umožňuje získať okamžitý prehľad o financiách na ktoromkoľvek oddelení úradu, prípadne za úrad ako celok a to vrátane ostatných organizácií samosprávy. „Dokonca takto vieme zistiť ako sa míňajú peniaze na každú úlohu, každý projekt, čo nám umožňuje minimalizovať riziko prekročenia rozpočtu,“ hovorí J. Holmesová. „Aktuálne ekonomické informácie má vedenie úradu k dispozícii každý deň, čo výrazne zjednodušuje kontrolu financií.“

Julie Holmesová je v konečnom dôsledku spokojná aj s tým, že jej oddelenie už nie je vnímané ako ďalšia nákladová položka, ale ako investícia. „Vďaka riešeniu ASAP Speeds Implementation sme celý informačný systém prebudovali za menej ako 5 mesiacov, čo bolo rýchlejšie, než bol plán a prejavilo sa to pozitívne aj na rozpočte – šetriť sa začalo skôr.“   

REKLAMA

REKLAMA